いざ香港法人を作るとなった時、取締役（社長）である自分さえいれば法人を作れるわけではありません。実は、香港法人には必ず会社秘書役を指名しなければなりません。

会社秘書役とは

香港で言うこの会社秘書役業務は、日本人が一般的に想像する社長秘書（例：スケジュールの管理など）とは異なります。日本にはこの制度がありませんので馴染みにくいと思いますが、香港のすべての会社には取締役と同様に会社の機関として会社秘書役の任命が義務付けられており、法定の登記事項の一つにもなっています。

この会社秘書役の業務は、行政書士をイメージしてもらうとわかりやすいです。主な任務は香港会社法で定められた様々な書類を会社のために準備し、会社登記所（Companies Registry）に提出し、これらを保管することです。会社設立時はもちろんのこと、毎年の年次報告書（Annual Return）提出や取締役・住所・資本金等の登記事項の変更、各種議事録作成の場合にかかわってきます。

会社秘書役は、個人の場合には香港居住者、会社の場合には香港に事務所もしくは登記住所がある必要があります。取締役が複数いれば、そのうち一人が会社秘書役を兼務することができますが、私的会社（Private Company）で取締役が1名の場合は、兼務ができませんので、別途、会社秘書役の任命が必要です。会社秘書役には、会社の法務の担当者としての側面もありますので、通常は香港の法律に精通した人や会計事務所、法律事務所が担当しています。

会社秘書役の主な業務内容

業務内容をまとめると以下の通りです。

1）会社秘書役の登録
2）年次報告書（Annual Return）の作成と提出
3）取締役会議事録の作成
4）株主総会議事録の作成
5）株式増資・減資・譲渡
6）取締役任命・離職申請
7）会社名称の変更サポート
8）登記住所変更サポート
9）他各種法定業務

弊社でも会社秘書役を承っておりますので、ご興味のある方はお問い合わせ下さい。