従業員をリモートワークに適応させる方法

ソーシャルディスタンスが続いている中、強制的なリモートワークは企業にとって避けられない現実となりました。たとえ制限が緩和されたとしても、当面は「新しい生活様式」としてフルタイムまたはパートタイムのリモートワークの定着が予想されます。

リモートワークは、オンライン会議やインスタントメッセージングなどの普及により、近年すでに増加傾向にありました。しかし、多くの企業には完全に運用可能なリモートワークを実現するために必要なツール、インフラやスキルはまだ不足しています。

企業がますます業務のデジタル化を受け入れざるを得ない現在、「すべての企業がテクノロジー企業となる必要がある」とよく言われます。これには、従業員がインターネットに接続し任意の「仮想オフィス」で働けるようにすることが含まれます。それでは、企業はどのようにして従業員をこの新しい体制に取り組むことができますか？ロバート・ハーフはデジタル変革のリーダーであるKnight’s Move Consultingのリチャード・ライ（Richard Raj）氏に、短時間でリモートワークに移行するためのアドバイスを伺いました。

最初にやるべきこと

主にコンピューターやデバイスで作業しているほとんどの従業員にとって、オフィスへのリモートアクセスは新しいことではないと、ライ氏は語ります。「たとえば、ITチームとデジタルチームは、普段から自宅やオフサイトで仕事をしたり、時間外に要請を受けたりすることが多く、既に十分に実践を積むことができています。」

「しかし、人事、財務、購買など、主にオフィスで仕事をする従業員には新しい体験」となることに加え、対面でのやり取りが多い営業やマーケティングの担当者にとっても、リモートワークのハードルは高いと考えられます。したがって、誰でも簡単かつ迅速に使用できるリモートワークツールを提供することが極めて重要です。

従業員をすぐにでもリモートワークへと移行させたい企業経営者に対して、ライ氏は以下のポイントの検討を勧めています。

1. インフラの容量

あなたの企業のインフラは、多数の従業員によるリモートネットワーク接続に対応していますか？ 社内のシステムがリモートワーク用に設計されていないのであれば、集中的なアクセスは困難でハイリスクです。「DaaS（デスクトップアズアサービス）ツールを利用する手もあります。これならクラウド経由ですべてにアクセスすることができるため、クラウドプロバイダーが自社に割り当てた容量だけを考慮すれば済みます。」ITの使用量が比較的多くない中小企業は通常、リモートワーク用のVPNなどのプライベートネットワークを持たないため、なおさらDaaSの利用が便利です。

2. セキュリティ

リモートワークにおいてはセキュリティが最優先事項です。すべての従業員に社内の安全なデバイスやノートPCを提供できない企業にとって特に重要となります。ライ氏は、従業員が自宅や他の場所でオンライン会議やチャットを行う手段として、個人のモバイルデバイスが一般的になると考えています。

ライ氏は、最新の暗号化プロトコルで保護された安全なセッション内でコラボレーションソフトウェアを利用することを推奨しています。また、パスワードにワンタイムPINや秘密の質問などを加え、「従業員に多要素認証または二要素認証でログインさせることも重要」とも語っています。

3. コラボレーションツール

リモートワーカーや半リモートワーカーを管理する上での主要な課題は、さまざまなテーマでの会話を通して、前向きで生産性の高い職場を作り出していくことです。そのため、以下の目的を含め、従業員が業務や共同作業を遂行するためのさまざまなチャネルを作成することが不可欠です。

　●　一般的な日常業務
　●　プロジェクトでの共同作業
　●　仕事や社交上の会話
　●　在席／退席の表示
　●　顧客との連絡

言うまでもありませんが、生産性を維持し、マネージャーが効果的なチームサポートとリーダーシップを提供するためには、従業員の全員が短時間で習得できるツールを選ぶことが重要です。ライ氏は、この点でDaaS製品が自社開発のソリューションよりも優れていると考えています。「DaaSなら、契約後にはほとんど即座に1ヶ所ですべてのコラボレーションツール、ストレージ、ファイル共有機能を利用することができます。」

ライ氏は、クラウドベースのデスクトップを使用することで、リモートワークの経験が少ない部署のスタッフでもすぐに慣れることができるとしています。多少のトレーニングは必要ですが、オンラインチュートリアルを基に自分で仕事を始められますし、必要に応じて専用トレーニングも提供されているからです。

顧客との連絡

現在の状況では、企業にとって顧客と連絡を取り合うことが難しい場合もあります。「これが最優先事項です。特に現在の経済状況では、事業を継続しているという印象を与えることが重要であり、得意先との連絡が途切れるのは良くありません。」

企業は、対面でのコミュニケーションができない今、従業員がどのようにオンラインで顧客とやり取りするか、明確な見解と戦略を持つ必要があります。ライ氏は、ここでコールセンターのような代替策の提供が不可欠だと語ります。「同様に、DaaSツールを利用し、リモートコールセンターを開設すれば、営業やサポートの担当者が在宅勤務でも顧客にサービスを提供し続けることができます。」

HubSpotの調査によると、カスタマーサポートの欠如が、顧客が競合他社に流れる5つの理由の1つであることがわかりました。多くの企業において、ソーシャルディスタンスが緩和された後もリモートワークが「新しい生活様式」になると予想されるから、リモートでの共同作業やコミュニケーションの強力な基盤を社内で構築することがこれまで以上に重要となるでしょう。

出典：ロバート・ハーフ「Successfully adapting your team to remote working」

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